[ARTIGO] KM – Processo Multidisciplinar nos Escritórios de Advocacia

Eu gosto sempre de citar o conceito pragmático citado por Patrick DiDomenico no seu livro KM for Lawyers: “Gestão do Conhecimento tem a ver com entregar a informação correta para a pessoa certa no menor tempo possível”.

Também sempre reitero e reforço os objetivos pragmáticos dessa disciplina que são o aumento da produtividade e eficiência em todos os processos produtivos com o consequente aumento da competitividade e rentabilidade (além dos tradicionais coleção, manutenção e compartilhamento do conhecimento empresarial).

Na advocacia, a chamada “expertise” (que nada mais é do que conhecimento) define claramente a capacidade de cobrança de honorários e também o grau de reconhecimento de parceiros e o mercado, permitindo que certos advogados especializados cheguem a cobrar em Londres GBP 1.500,00 por hora e, aqui nas terras tupiniquins R$ 9.000,00 por hora!

Muito bem, então como atingir graus maiores de conhecimento, produtividade e rentabilidade? Na teoria, a coisa parece simples, ou seja, apenas implantar o ciclo virtuoso abaixo!

Na prática, como sempre, não é tão simples assim pois, para se obter esse ciclo são necessárias duas coisas fundamentais: – (i) a empresa (ou escritório) precisa ter ou implantar a chamada cultura de “learning organization” onde todos os integrantes têm em mente que estão em constante aprendizagem e que cada novo conhecimento, processo ou boa ideia inserida, acrescenta uma vantagem competitiva à empresa e – (ii) que praticamente todos os setores (ou departamentos) da empresa precisam participar para ser eficaz.

A equipe interdisciplinar que comandará e coordenará todo o processo de implementação e manutenção da “filosofia” Gestão de Conhecimento na empresa (ou escritório) será composta por:

1 – A peça fundamental para que o processo de implantação de KM é a “sponsorização” e a participação ativa da alta direção da empresa (chamada C-Suite) no processo. Como toda mudança ou inovação envolve a alteração de comportamento e hábitos de pessoas, é ela que vai fornecer a motivação e incentivo para que a organização abrace o processo.

Vocês devem ter notado que eu escrevi duas vezes “processo” e não “projeto” e isso porque KM não é um projeto como início, meio e fim, é sim um processo perene a ser incorporado à organização, aprimorado à medida que o tempo passa, mas nunca termina.

2 – Já que estamos falando em motivação e envolvimento, é muito importante a participação do setor de Gestão de Pessoas (cada empresa tem seu nome próprio) que, como conhecedor de toda a equipe será o multiplicador e facilitador dessa mudança de comportamento.

3 – Obviamente será necessária a participação do setor produtivo da empresa (nos escritórios, os advogados de cada uma das áreas envolvidas) para que possam efetivamente definir o quais dados, informações e conhecimento devem ser catalogados, indexados e disponibilizados, quais processos, práticas e procedimentos devem ser alvo de atenção e quais profissionais e conhecimentos tácitos devem ser explicitados.

4 – Os setores que coordenam e mantém cadastros, bibliotecas, arquivos, normas, manuais e perfis de cada profissional também fazem parte importante nessa equipe pois, eles é que terão a incumbência de cuidar da atualização e integridade de todas essas informações.

5 – Por fim e não menos importante, os integrantes da equipe de TI que terão a árdua tarefa de criar e implementar ferramentas operacionais para que tudo isso seja feito. É importante ressaltar a importância dessa subequipe que será a responsável praticamente pelo sucesso ou fracasso de todo o esforço pois, o funcionamento de todas as ferramentas necessárias ao processo, passando pelas divulgações e pesquisas da diretoria, formas e infraestrutura de treinamento, sistemas de captação e digitalização de informações (documentos, fotos, vídeos, áudios, etc.), sistemas de organização, catalogação e indexação de todo o processo e principalmente sistemas inteligentes de pesquisa e utilização do conhecimento armazenado.

Na minha humilde opinião, eu arriscaria a predizer que num futuro próximo, essas equipes interdisciplinares se tornem um dos principais departamentos das empresas, sendo o responsável de, além de repertório, ser o fornecedor de todas as informações vitais para todos os outros departamentos, tais como, operação, marketing, finanças e estratégia.

A ajuda externa e experiente, isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na orientação e treinamento dos líderes e da equipe na implementação dessa filosofia na empresa.

* José Paulo Graciotti é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Adminstrators. Há mais de 28 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br

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